יומיים לפני מבדק אין טעם להתחיל לבנות מערכת מחדש - אבל יש עשרה דברים שכדאי לוודא שהם במקום. הרשימה הזו לא מחליפה הכנה מסודרת, אבל היא בדיקת מציאות מהירה שחוסכת הפתעות ביום עצמו.
- מדיניות איכות - חתומה, מתוארכת, ותלויה במקום שעובדים רואים אותה.
- נהלים מול מציאות - מה שכתוב תואם למה שקורה בפועל בשטח.
- מבדק פנימי - בוצע, מתועד, ויש לו ממצאים (גם אם קטנים - "לא נמצא כלום" מעורר יותר שאלות מתשובות).
- סקר הנהלה - התקיים ותועד בפרוטוקול, כולל החלטות שהתקבלו.
- פעולות מתקנות קודמות - כל אי-התאמה מהמבדק הקודם נסגרה ותועדה.
- רישומי הדרכה - עדכניים לכל עובד רלוונטי, כולל חדשים.
- בקרת מסמכים - רק הגרסה העדכנית זמינה בשטח, בלי עותקים ישנים שמסתובבים.
- תלונות לקוחות - יומן מעודכן, כולל איך כל תלונה טופלה.
- מודעות עובדים - כל עובד יודע לענות "מה התפקיד שלך במערכת האיכות?"
- זמינות שלכם - מישהו מוסמך לענות למבקר זמין לאורך כל יום המבדק, לא "בפגישה".
אם משהו מהרשימה חסר - עדיין יש זמן לתקן. עדיף לגלות את זה עכשיו מאשר שהמבקר יגלה את זה בשבילכם.